Sint, Kerst en… Functioneringsgesprekken

Sint, Kerst en… Functioneringsgesprekken

Peter Stam

Het zit er weer aan te komen …. de jaarlijkse stress aan het eind van het jaar, waar menig medewerker slecht van slaapt ; het functioneringsgesprek, het voortgangsgesprek, het startgesprek of welke andere naam er ook aan gegeven wordt.

Waarom werkt dit belangrijke periodieke onderhoud aan de werkrelatie toch vaak zo anders dan het feitelijk bedoeld is? Een paar klachten uit de praktijk die we vaak horen:

  • Het voelt als een ongelijkwaardig gesprek. De leidinggevende is aan de bal, bepaalt de agenda, veel ruimte om iets terug te zeggen is er niet. En met een beetje pech zit je ook nog met twee leidinggevende tegelijk!
  • Het is het enige gesprek per jaar dat echt gaat over functioneren en heel vaak ontbreekt een “ startgesprek “ waarin de persoonlijke doelen en ambities voor het jaar scherp en herkenbaar geformuleerd zijn.
  • Het gesprek gaat, zonder die scherpe doelen en ambities, vaak alleen maar over verbeterpunten en andere onvolkomenheden. En niets werkt zo demotiverend als alleen maar daarover te praten.
  • Daarmee lijkt het gesprek eerder een beoordelingsgesprek ( en in sommige gevallen eerder een veroordelingsgesprek) dan een functioneringsgesprek en het komt heel vaak voor dat deze gesprekken gemakshalve maar gecombineerd worden. Of vanwege tijdsdruk… inderdaad gewoon achterwege gelaten wordt.

Als je dit zo leest lijkt het erop dat de funtioneringcylclus nauwelijks serieus genomen wordt en veel leidinggevenden en medewerkers slechts voor de vorm meedoen aan de rituele formulierendans.

Wat zou het toch mooi zijn als we ons voor 2020 voornemen het anders en goed te gaan doen. Als het ons zou lukken om in elk kalenderjaar of studiejaar 3 volwaardige gesprekken te voeren over onze ambities, gezamenlijke doelen, individuele doelen, leerwensen, dromen en … niet meer dan dit want het moet vooral concreet, haalbaar en inspirerend zijn.

Startgesprek

Het eerste gesprek zou dan het “Startgesprek“ zijn, waarbij we in goed overleg vast stellen wat die doelen dan zijn en hoe we ze ook echt tastbaar en meetbaar kunnen maken zodat ze houvast geven, maar bovenal ook inspiratie geven. Psychologen vertellen ons immers dat alleen al het stellen van doelen inspirerend is en een impuls geeft aan energie en creativiteit. Een paar prikkelende vragen die kunnen helpen bij dit gesprek en ook echt de interesse in mensen weergeeft:

  • Welke talenten, interesses of werkervaringen van jou, hebben we nog onvoldoende benut en zouden we in kunnen zetten?
  • Als je jouw functie tot droombaan kunt veranderen, wat moet er dan gebeuren?
Voortgangsgesprek

Het tweede gesprek is dan het “voortgangsgesprek“. Een maand of 4 na het startgesprek is het voortgangsgesprek. Met elkaar verken je de voortgang op het realiseren van de gestelde doelen, de wederzijdse ervaring in het samenwerken en de effecten die bijvoorbeeld het scholingstraject heeft, zoals je dat afgesproken hebt in je startgesprek.

Beoordelingsgesprek of afrondingsgesprek

En het derde gesprek is dan het “beoordelingsgesprek” of het “afrondingsgesprek”.  Je leidinggevende formuleert een zorgvuldig oordeel over de mate waarin je de doelstellingen hebt gerealiseerd, wat je toegevoegd hebt aan de groepsdynamiek, hoe de studenten je ervaren hebben en nog andere zaken waar je in het stargesprek afspraken over gemaakt hebt.

De ervaring leert dat als bovenstaande cyclus eenmaal werkt dat het daadwerkelijk iets toevoegt en als zeer waardevol ervaren wordt en afrekent met het beeld dat het weinig of niets oplevert. Tenslotte een paar aandachtspunten die kunnen bijdragen aan dat maximale resultaat:

  • Het gaat in deze gesprekken om taal, in combinatie met de juiste woordenschat. Zonder dát, geen betekenisvol gesprek. Algemene termen (goed gedaan !) werken niet, specifieke feedback op (succesvol) gedrag zijn veel effectiever.
  • Betekenisvolle gesprekken voeren gaat niet vanzelf. Het is belangrijk dat leidinggevenden zich bekwamen in wat de effecten zijn van het gesprek en te laten oefenen met coachende gesprekken over ontwikkeling en resultaten.
  •  Gesprekken over ontwikkeling zijn gemakkelijker voor leidinggevenden omdat ze vooruit kijken en geen bedreiging vormen, je hoeft immers niet kritisch te zijn. Bij gesprekken over resultaten kijk je terug en heb je discussie over wat is geleverd en welke impact dat had voor de student,  het team of de organisatie.

En om toch af te sluiten in de sfeer van goede voornemens, wensen en bespiegelingen… een afsluitende overdenking (Wellicht ook nog te gebruiken als inspiratie voor 1 van de gesprekken).

Wees behoedzaam met je gedachten
want je gedachten worden je woorden

Wees behoedzaam met je woorden
want je woorden worden je daden

Wees behoedzaam met je daden
want je daden worden je gewoontes

Wees behoedzaam met je gewoontes
want je gewoontes worden je karakter

 Wees behoedzaam met je karakter
want je karakter wordt je lot

Peter Stam

Peter Stam

Auteur

Schrijf je in voor onze wekelijkse blog

Sint, Kerst en… Functioneringsgesprekken

Sint, Kerst en… Functioneringsgesprekken

  Het zit er weer aan te komen …. de jaarlijkse stress aan het eind van het jaar, waar menig medewerker slecht van slaapt ; het functioneringsgesprek, het voortgangsgesprek, het startgesprek of welke andere naam er ook aan gegeven wordt. Waarom werkt dit...

Lees meer
Leerkracht!!!

Leerkracht!!!

  Veel opleidingen zijn aan het worstelen met het verschil tussen individueel leren en gepersonaliseerd leren. Het filmpje van Peter Heerschop heeft mij geraakt en laat mij zien dat leerlingen/studenten samen leren, elkaar daarvoor ook nodig hebben en...

Lees meer
De ondragelijke ingewikkeldheid van… groepsdynamiek

De ondragelijke ingewikkeldheid van… groepsdynamiek

  We hebben er allemaal mee te maken en in verschillende facetten van ons leven… Binnen het sportteam, binnen een vriendinnen of vriendengroep, binnen families en last but not least, binnen het werk. En dus ook binnen ons gezamenlijk werkgebied: het onderwijs....

Lees meer

De ondragelijke ingewikkeldheid van… groepsdynamiek

De ondragelijke ingewikkeldheid van… groepsdynamiek

Peter Stam

We hebben er allemaal mee te maken en in verschillende facetten van ons leven… Binnen het sportteam, binnen een vriendinnen of vriendengroep, binnen families en last but not least, binnen het werk.

En dus ook binnen ons gezamenlijk werkgebied: het onderwijs. Als ik het enigszins chargerend mag schetsen dan ziet, vanaf de buitenkant, het verloop van het jaar en de daarbij behorende groepsdynamiek,  bij een gemiddeld onderwijsteam er ongeveer zo uit:

  • Eind augustus komt iedereen uiterst vrolijk, uitgerust en goed gemutst op school en is de sfeer tijdens de jaarlijkse aftrap van het schooljaar optimaal. We gaan dat varkentje wassen dit jaar met deze prima groep.
  • Zo rond half oktober komen de eerste irritaties om de hoek kijken. Eerste ziekmeldingen zijn een feit, laatste teamoverleg was weer als vanouds oeverloos en resultaat-loos en daar waar het in augustus als een geheel voelde ontstaan nu weer de oude vertrouwde kleine groepjes, waarin gemopperd wordt over het rooster, de ontbrekende visie en collectieve doelstellingen.
  • Tegen de kerst is de druk verder opgelopen, voelt de werkdruk weer als vanouds en of er niets veranderd is, is er totaal geen begrip voor de strategische keuzes in het nieuwe jaar, zijn inmiddels dezelfde eilandjes binnen het team weer ontstaan, is er flinke mailachterstand en snakt iedereen naar de “Kerstbrake“
  • Na deze break gaat het weer even goed, maar in het voorjaar beginnen de eerste zorgen weer over de onderwijsontwikkeling die vertraging oploopt, het afstudeertraject wat de nodige spanning oplevert en parallel daaraan de groepsdynamiek die verder onder druk komt te staan.
  • Richting de zomervakantie geeft de jaarafronding het laatste zetje. Met vereende krachten wordt uiteindelijk de afronding, examinering en diplomering vorm gegeven en daarna wordt met een zucht van verlichting het licht uit gedaan voor de zomervakantie.
  • En dan is het ineens weer eind augustus…

In al deze fases wordt van leidinggevenden verwacht dat zij in kunnen spelen op de onderstromen die in hun team spelen. Soms zichtbaar, vaak onzichtbaar maar wel voelbaar. Maar zo makkelijk is dat niet. In deze blog een paar groepsdynamische inzichten waarbij het uitgangspunt is dat het gedrag van individuele groepsleden een uiting is van iets wat in de context van de  groep speelt, dus van een groepsdynamisch proces.

Ieder groepsdynamisch vraagstuk kan benaderd worden vanuit de driehoek:  Oppervlaktestructuur, harde structuur en dieptestructuur.

Bij de oppervlaktestructuur wordt gekeken naar het zichtbare gedrag van mensen. Wat is hier aan de hand in de communicatie? Denk hierbij aan communicatieprocessen, normen binnen een groep, interactiepatronen, groepsontwikkelingsfasen enzovoorts. Problemen binnen teams komen hier letterlijk aan de oppervlakte.

De harde structuur: Hoe zit het hier formeel in elkaar? De harde structuur staat voor alles wat formeel is vastgelegd, wat tastbaar is en wat ook controleerbaar is. Denk hierbij aan de gebouwen waarin men met elkaar werkt, de inrichting van de werkruimtes, maar ook het organigram, de jaarplannen, de functieomschrijvingen, kortom alles wat randvoorwaardelijk is voor de groep om in en mee te werken.

En dan is er ten slotte nog de dieptestructuur. Wat is hier nou eigenlijk aan de hand? De lastigste van de 3.  Want hier gaat het over de onbewuste onderstromen, de ongeschreven regels en de onzichtbare patronen.  De lastigste omdat het niet makkelijk is om grip te krijgen op deze dieptestructuur. Groepen en individuele groepsleden zijn zichzelf ook vaak niet bewust wat zich in de dieptestructuur afspeelt en welke rol zij daar ,onbewust, in nemen of hebben.
In deze dieptestructuur zit overigens ook het verborgen potentieel en de latente wijsheid van de groep opgesloten. Denk hierbij aan onbenutte talenten, vaardigheden kennis en ook ambitie.

Bij OAB Dekkers krijgen wij, vanuit onze activiteiten, bijna altijd te maken met het fenomeen groepsdynamiek. Of het nu gaat om onderwijsontwikkeling, interim-management of trainingen altijd is groepsdynamiek een factor, waarbij het natuurlijk evident is dat we het soms laten rusten, bijvoorbeeld bij trainingen, maar in het geval van interim-management een must is om het te analyseren en op te pakken.

En juist in dat laatste zit de sleutel naar inzicht en verbetering van de groepsdynamiek. Een goede analyse is de onmisbare basis voor de beste interventie. En om die analyse goed te kunnen doen is het prettig om een werkbaar en herkenbaar theoretisch kader te hebben:  De oppervlaktestructuur, de harde structuur en de dieptestructuur.

Meer weten?  Bezoek ons HIT-Event op 21 november

Peter Stam

Peter Stam

Auteur

Schrijf je in voor onze wekelijkse blog

Sint, Kerst en… Functioneringsgesprekken

Sint, Kerst en… Functioneringsgesprekken

  Het zit er weer aan te komen …. de jaarlijkse stress aan het eind van het jaar, waar menig medewerker slecht van slaapt ; het functioneringsgesprek, het voortgangsgesprek, het startgesprek of welke andere naam er ook aan gegeven wordt. Waarom werkt dit...

Lees meer
WAAROM HETZELFDE DOEN, ALS HET OOK LEUKER KAN?

WAAROM HETZELFDE DOEN, ALS HET OOK LEUKER KAN?

  Je geeft inmiddels al zo’n drie maanden les (in dit studiejaar). Laten we eerlijk zijn, hoe vaak komen de studenten zuchtend de klas binnen met de vraag waarom ze deze les hebben? Of dat ze zich tijdens de les verschuilen achter de laptop? We willen graag dat...

Lees meer
Leerkracht!!!

Leerkracht!!!

  Veel opleidingen zijn aan het worstelen met het verschil tussen individueel leren en gepersonaliseerd leren. Het filmpje van Peter Heerschop heeft mij geraakt en laat mij zien dat leerlingen/studenten samen leren, elkaar daarvoor ook nodig hebben en...

Lees meer

Vul je emailadres en je naam in

om de  casestudy te bekijken

You have Successfully Subscribed!

Vul je emailadres en je naam in

om de casestudy te bekijken

You have Successfully Subscribed!