Sint, Kerst en… Functioneringsgesprekken

door 10 dec 2019

Het zit er weer aan te komen …. de jaarlijkse stress aan het eind van het jaar, waar menig medewerker slecht van slaapt ; het functioneringsgesprek, het voortgangsgesprek, het startgesprek of welke andere naam er ook aan gegeven wordt.

Waarom werkt dit belangrijke periodieke onderhoud aan de werkrelatie toch vaak zo anders dan het feitelijk bedoeld is? Een paar klachten uit de praktijk die we vaak horen:

  • Het voelt als een ongelijkwaardig gesprek. De leidinggevende is aan de bal, bepaalt de agenda, veel ruimte om iets terug te zeggen is er niet. En met een beetje pech zit je ook nog met twee leidinggevende tegelijk!
  • Het is het enige gesprek per jaar dat echt gaat over functioneren en heel vaak ontbreekt een “ startgesprek “ waarin de persoonlijke doelen en ambities voor het jaar scherp en herkenbaar geformuleerd zijn.
  • Het gesprek gaat, zonder die scherpe doelen en ambities, vaak alleen maar over verbeterpunten en andere onvolkomenheden. En niets werkt zo demotiverend als alleen maar daarover te praten.
  • Daarmee lijkt het gesprek eerder een beoordelingsgesprek ( en in sommige gevallen eerder een veroordelingsgesprek) dan een functioneringsgesprek en het komt heel vaak voor dat deze gesprekken gemakshalve maar gecombineerd worden. Of vanwege tijdsdruk… inderdaad gewoon achterwege gelaten wordt.

Als je dit zo leest lijkt het erop dat de funtioneringcylclus nauwelijks serieus genomen wordt en veel leidinggevenden en medewerkers slechts voor de vorm meedoen aan de rituele formulierendans.

Wat zou het toch mooi zijn als we ons voor 2020 voornemen het anders en goed te gaan doen. Als het ons zou lukken om in elk kalenderjaar of studiejaar 3 volwaardige gesprekken te voeren over onze ambities, gezamenlijke doelen, individuele doelen, leerwensen, dromen en … niet meer dan dit want het moet vooral concreet, haalbaar en inspirerend zijn.

Startgesprek

Het eerste gesprek zou dan het “Startgesprek“ zijn, waarbij we in goed overleg vast stellen wat die doelen dan zijn en hoe we ze ook echt tastbaar en meetbaar kunnen maken zodat ze houvast geven, maar bovenal ook inspiratie geven. Psychologen vertellen ons immers dat alleen al het stellen van doelen inspirerend is en een impuls geeft aan energie en creativiteit. Een paar prikkelende vragen die kunnen helpen bij dit gesprek en ook echt de interesse in mensen weergeeft:

  • Welke talenten, interesses of werkervaringen van jou, hebben we nog onvoldoende benut en zouden we in kunnen zetten?
  • Als je jouw functie tot droombaan kunt veranderen, wat moet er dan gebeuren?
Voortgangsgesprek

Het tweede gesprek is dan het “voortgangsgesprek“. Een maand of 4 na het startgesprek is het voortgangsgesprek. Met elkaar verken je de voortgang op het realiseren van de gestelde doelen, de wederzijdse ervaring in het samenwerken en de effecten die bijvoorbeeld het scholingstraject heeft, zoals je dat afgesproken hebt in je startgesprek.

Beoordelingsgesprek of afrondingsgesprek

En het derde gesprek is dan het “beoordelingsgesprek” of het “afrondingsgesprek”.  Je leidinggevende formuleert een zorgvuldig oordeel over de mate waarin je de doelstellingen hebt gerealiseerd, wat je toegevoegd hebt aan de groepsdynamiek, hoe de studenten je ervaren hebben en nog andere zaken waar je in het stargesprek afspraken over gemaakt hebt.

De ervaring leert dat als bovenstaande cyclus eenmaal werkt dat het daadwerkelijk iets toevoegt en als zeer waardevol ervaren wordt en afrekent met het beeld dat het weinig of niets oplevert. Tenslotte een paar aandachtspunten die kunnen bijdragen aan dat maximale resultaat:

  • Het gaat in deze gesprekken om taal, in combinatie met de juiste woordenschat. Zonder dát, geen betekenisvol gesprek. Algemene termen (goed gedaan !) werken niet, specifieke feedback op (succesvol) gedrag zijn veel effectiever.
  • Betekenisvolle gesprekken voeren gaat niet vanzelf. Het is belangrijk dat leidinggevenden zich bekwamen in wat de effecten zijn van het gesprek en te laten oefenen met coachende gesprekken over ontwikkeling en resultaten.
  •  Gesprekken over ontwikkeling zijn gemakkelijker voor leidinggevenden omdat ze vooruit kijken en geen bedreiging vormen, je hoeft immers niet kritisch te zijn. Bij gesprekken over resultaten kijk je terug en heb je discussie over wat is geleverd en welke impact dat had voor de student,  het team of de organisatie.

En om toch af te sluiten in de sfeer van goede voornemens, wensen en bespiegelingen… een afsluitende overdenking (Wellicht ook nog te gebruiken als inspiratie voor 1 van de gesprekken).

Wees behoedzaam met je gedachten
want je gedachten worden je woorden

Wees behoedzaam met je woorden
want je woorden worden je daden

Wees behoedzaam met je daden
want je daden worden je gewoontes

Wees behoedzaam met je gewoontes
want je gewoontes worden je karakter

 Wees behoedzaam met je karakter
want je karakter wordt je lot

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Peter Stam

Peter Stam

Auteur

Schrijf je in voor onze wekelijkse blog

Ritueel

Ritueel

  ‘De impact van een goed ritueel ontstaat bij de gratie van herhaling’, schreef ik iets meer dan een jaar geleden in mijn oudejaarsblog. Terugkijken, buigen en danken voor wat kwam en ging bij alle mooie samenwerkingen is iets wat ik graag doe ter afsluiting....

Lees meer
Radicale verzoening in het onderwijs

Radicale verzoening in het onderwijs

  Einde aan de polarisatie in onderwijsdiscussies in 2020.   De sociaal constructivisten (Leren in de echte, betekenisvolle context, samenwerkend leren, gepersonaliseerd leren, zelfsturend leren, ontdekkend leren, 21st century skills) stonden ook in 2019 nog...

Lees meer
The best Friend is a ‘Critical Friend’

The best Friend is a ‘Critical Friend’

  "It’s all about the person being able to ask the difficult question, or bring the question into the open that perhaps others are avoiding…" De afgelopen jaren heb ik vaak bij werk- en ontwikkelgroepen gezeten. Soms in een rol als adviseur en ontwikkelaar...

Lees meer

Vul je emailadres en je naam in

om de  casestudy te bekijken

You have Successfully Subscribed!

Vul je emailadres en je naam in

om de casestudy te bekijken

You have Successfully Subscribed!