Herken je dit? Je hebt een intakegesprek met een nieuwe student en je wilt graag alles van die student weten zodat je de juiste beslissingen kunt nemen. Je bent nieuwsgierig naar hoe het op de vorige school ging, wat de sterke kanten van deze student zijn, of hij goed kan plannen en huiswerk maken en oh ja, de onvermijdelijke vraag in bijna alle intakes: ‘waarom heb jij je aangemeld voor deze opleiding?’ En daar dan tegenover een student die zenuwachtig en stil is, sociaal wenselijke antwoorden geeft of niet het achterste van z’n  tong laat zien, waardoor je het gevoel hebt dat je intake niet zoveel opgeleverd heeft.
 
Ja? Dan zou je eens kunnen nadenken over een geheel andere manier van intake waarbij de gezamenlijke effectiviteit voor zowel jou als voor de student maximaal is. Een gesprek waar beide partijen met  plezier  naar toe gaan en wat leidt tot een flinke vermindering van het voortijdig schoolverlaten. Een gesprek wat niet meer gaat over ‘aangenomen worden of niet’ maar wat de start vormt van de loopbaanbegeleiding en coaching van de student.
 
Waarom worden intakegesprekken vaak niet als erg effectief ervaren?
Dat komt door het verschil in ‘mindsets’ tussen de intaker en de student. De intaker heeft als doel de student beter te leren kennen. Dat kan zijn om die student aan te nemen of niet, om de student beter te kunnen plaatsen in een klas of om daadwerkelijk erachter te komen wat de student nodig heeft. De student heeft echter maar één doel nl.; aangenomen worden! Bij elke vraag van de intaker zal hij dus denken: ‘wat is het slimste antwoord en wat zeg ik wel en wat zeg ik dan niet?’ Een gesprek tussen mensen is het meest effectief als dezelfde doelen nagestreefd worden en als de deelnemers aan het gesprek ook aan het begin van dat gesprek op de hoogte zijn van die doelen.
 
Een andere belangrijk punt wat vaak door de intakers wordt aangehaald is dat de kennis van de student over de opleiding eigenlijk helemaal niet zo groot is. Het gevolg daarvan is dat de antwoorden in een intakegesprek sociaal wenselijk kunnen zijn, niet gemotiveerd voelen of zo algemeen zijn, dat ze eigenlijk niets nieuws toevoegen (‘waarom heb je je aangemeld bij de opleiding welzijn’; ‘omdat ik graag met mensen werk…’).

 

Tijd dus voor ‘intake-anders’!

Het intakegesprek zou niet meer moeten gaan over wel of niet aannemen. Die beslissing moet juist al eerder genomen zijn! Het doel van de intake zou moeten zijn: we willen de student zo goed als mogelijk leren kennen zodat we hem in onze opleiding op de meest effectieve manier kunnen ondersteunen. Dit doel moet ook voor de student helder zijn, zodat deze in het gesprek niet meer hoeft te twijfelen over ‘goede of foute’ antwoorden maar weet én voelt dat elk antwoord wat hem verder kan helpen, het juiste is.
Het intakegesprek wordt daarmee niet meer een losstaand gesprek maar een daadwerkelijke start van de studieloopbaanbegeleiding waarin vragen centraal staan als ‘wat heb jij nodig om goed door deze opleiding te komen’, ‘welke sterke kanten van jezelf kun je inzetten’ en ‘wat mogen we van elkaar verwachten?’
Op die manier voelt een intakegesprek als veilig en verbindend; een student die zich veilig voelt en niet bang is afgerekend te worden op z’n antwoorden zal meer en eerlijker vertellen.

 

Dat betekent dus dat er twee voorwaarden van belang zijn: op de eerste plaats ervoor zorgen dat de student voor het intakegesprek klaar is, dat wil zeggen; hij heeft alle juiste informatie over de opleiding en over zichzelf én weet dat hij aangenomen is. Op de tweede plaats moet ervoor gezorgd worden dat de student vóór aanvang van het intakegesprek weet wat het doel is van het gesprek maar ook welke vragen hij gaat krijgen zodat hij zich optimaal kan voorbereiden.
 
Om aan de eerste voorwaarde te voldoen zal de gehele procedure van PR tot aan intake anders aangepakt moeten worden. De PR van je opleiding zou zich vooral moeten richten op de waarom-vraag: ‘waarom zou je voor onze opleiding moeten kiezen?’ De open dagen zouden vooral in het teken moeten staan van ‘verbinden’ en niet in het teken van ‘wat doen we allemaal hier’. Na de open dagen zouden er in kleine groepen informatiebijeenkomsten gehouden moeten worden waarin dán al bekend is wie de mentor is van de nieuwe student. Op basis van opdrachten, casussen, testen etc. neemt de mentor de beslissing of een student toegelaten wordt tot de opleiding.
 
De tweede voorwaarde is een stuk eenvoudiger te organiseren. Zorg ruim voor het intakegesprek dat de student op de hoogte is van je doel. Stuur hem alvast de vragen toe die je in ieder geval gaat stellen in het gesprek. Geef hem van te voren een casus en laat hem bijvoorbeeld de uitslag van de AMN test met z’n ouders bespreken aan de hand van een format. Kortom, zet hem aan het werk en geef hem het gevoel dat het intakegesprek echt een tweegesprek is!
 
Steeds meer opleidingen kiezen voor deze nieuwe route en ervaren dat de verbinding tussen hen en de studenten groter wordt, dat studenten meer en meer ambassadeurs worden door die verbinding en dat het voortijdig schoolverlaten wordt teruggedrongen (onderzoek Ministerie van Onderwijs, 2012 geeft aan dan 40% van VSV terug te voeren is op de route voor de start van de opleiding). In het bijgevoegde filmpje is overzichtelijk gemaakt hoe de route er schematisch uit zou moeten zien.

 

 

‘Intake-anders’ is niet alleen een betere smaakmaker, maar het is een manier om je intake doelgerichter en effectiever te maken. Daar profiteren zowel jij als de studenten van: het geeft namelijk energie en verbinding, twee dingen die we in het onderwijs maar al te goed kunnen gebruiken!

Wilt u weten wat de mogelijkheden zijn binnen uw team?  Kijk hier voor meer informatie of neem contact op met Emile Heerkens: e.heerkens@oabdekkers.nl, 06-53364496

Vul je emailadres en je naam in

om de  casestudy te bekijken

You have Successfully Subscribed!

Vul je emailadres en je naam in

om de casestudy te bekijken

You have Successfully Subscribed!